Opinión

¿Cuál es el número de personas ideal y los horarios para el nuevo año?

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CEO de Mediformplus
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16 nov 2018 - 14:00 h
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<p>¿Cuál es el número de personas ideal y los horarios para el nuevo año?</p>

La gestión de turnos y tareas es un punto clave en la organización y gestión de la Oficina de Farmacia. Bien hecha, asegura que la farmacia va a tener un número de personas y habilidades para cada momento del día. Establecer los horarios de forma correcta requiere de un exhaustivo análisis por parte del titular que deberá contener, como mínimo, estos cinco aspectos clave:

1. Definir la jornada óptima para la Farmacia. Partiendo de las pautas marcadas por cada comunidad autónoma, cada farmacia deberá adaptarse al entorno y a las necesidades de sus clientes a la hora de decidir su horario de apertura y de cierre. Deberemos tener en cuenta todos los factores que afectan al tráfico de la farmacia y, por tanto, a su horario; por ejemplo, su ubicación: si la farmacia se encuentra en el centro urbano, el tránsito de gente es continúo; mientras que para una farmacia de pueblo el tránsito se adapta al propio horario de la farmacia. En base al horario de actividad podremos comenzar a trabajar en la planificación de horarios de los trabajadores.

2. Analizar el volumen del equipo y sus necesidades. El número de personas que formen el equipo debe ser el suficiente como para atender la demanda. Si existiera un desequilibrio entre la cantidad de personal y el tráfico de clientes nos llevaría a pérdidas. Una vez nos aseguremos de contar con el número de empleados adecuados a la demanda, será necesario hacer uso del análisis del equipo. En función a sus capacidades y habilidades, realizaremos los equipos de cada turno, asegurándonos de que cubran las necesidades de cada jornada.

3. Número de operaciones por hora. La estructura de jornadas laborales del personal, se deberá realizar en relación con el número de operaciones realizadas cada hora en la farmacia. Para este análisis, los datos que se necesitan son las operaciones medias por franja horaria y por día de la semana, con lo que sacaremos las operaciones de 5 lunes, 5 martes, 5 miércoles, 5 jueves y 5 viernes. Si la farmacia abriera sábado y domingo también habrá que sacarlos.

Para la mayor parte de farmacias, el tráfico de clientes es débil a primera hora, intensificándose a media mañana y debilitándose para la hora de comer, para volver a repetir este mismo patrón por la tarde. Por lo que, normalmente, para hacer esta tarea, nos fijamos en la franja horaria de mayor afluencia de por la mañana y de por la tarde, y teniendo cuidado de que no se quede 1 persona sola en la farmacia, a no ser que el titular así lo quiera, se construye el personal total en la farmacia. Por ejemplo, si una Farmacia con horario normal abre sus puertas a las 9:00 am y registra el mayor número de operaciones a las 12:00 del mediodía, para este momento deberá figurar en el cuadrante del horario el mayor número de personal a esa hora, reduciéndose a medida que avanza el día. Por la tarde, irá aumentando progresivamente, manteniéndose estable a media tarde y volviendo a obtener un número alto de operaciones para el fin del día.

4. Estudiar el tiempo de venta. Dentro de cada horario y turno existen diferencias sobre el tiempo de venta que hay que tener en cuenta. Partiendo de que no requiere el mismo tiempo la dispensación de un fármaco que un producto de parafarmacia, el tiempo medio para efectuar una venta está en 4 minutos, mientras que el tiempo idóneo para conseguir la venta apoyada en un consejo farmacéutico es de entre 7 y 9 minutos. En los momentos de mayor tráfico, el número de operaciones dependerá del personal a disposición del cliente y teniendo en cuenta que el tiempo de interacción puede variar.

5. Ajustar el cuadrante con el personal. Una vez establecido el cuadrante, es importante contrastarlo con el personal para evitar conflictos y malos entendidos.

Una vez fijado el horario, debemos trabajar en el reparto de tareas, asegurando que los turnos son lo más eficientes posible. Ante todo, hay que dejar claro que esto no es inflexible. En las tareas y los horarios es importante adaptarse a la afluencia y la respuesta de los clientes, así como tener en cuenta las necesidades del equipo para que todo funcione de forma correcta.

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